In Berliner Mieter- oder Käufermärkten - es gibt also ein Überangebot an Immobilien bzw. Mietobjekten - schalten Eigentümer gern mehrere Makler ein,
die dann nicht selten ihre Exposés an dieselben potentiellen Interessenten verschicken. Das gilt ganz besonders für Gewerbeimmobilien, die oft besonders schwer zu vermarkten sind. Wenn es jetzt zu Verhandlungen und einem Vertragsabschluss kommt, stellt sich die Frage, welcher Makler denn nun den tatsächlichen Nachweis erbracht und seine Provision verdient hat. Und am Ende geht dann so mancher Makler bei aller Mühe leer aus. Vor diesem misslichen Hintergrund wurde die "Berliner Tischregel" erfunden, die inzwischen bundesweit verbreitet ist. Für den Makler ist diese Regel bedeutsam, da vorab geklärt wird, ob sich sein Engagement für ein Objekt überhaupt lohnen könnte.
Das Verfahren der "Berliner Tischregel" funktioniert folgendermaßen: Der Makler erstellt ein Exposé und übermittelt es seinen Kunden. Zeigt ein Kunde Interesse, übersendet der Makler dem Eigentümer bzw. Vermieter den Namen bzw. gleich eine Liste mehrerer Namen von Interessenten und bittet den Eigentümer um Kundenschutz. Voraussetzung ist, dass der Auftraggeber des Maklers die übermittelten Namen nicht kennt und diese bisher auch nicht von einem anderen Makler benannt wurden. Stimmt der Eigentümer zu und erteilt den Kundenschutz, kann der Makler sich jetzt exklusiv um diese Interessenten und eine Vertragsanbahnung bemühen. Der erste Schritt besteht darin - daher der Name des Verfahrens -, den potentiellen Kunden "an den Tisch" zu bringen. Konkret heißt dies, dass Eigentümer, Makler und Interessent das fragliche Objekt bzw. die zu vermietenden Räumlichkeiten gemeinsam besichtigen. Kommt es zu einem Vertragsabschluss, erhält der Makler seine Provision vom Auftraggeber.
Nicht jeder Eigentümer kommt allerdings der Bitte des Maklers nach, ihm Kundenschutz zu erteilen. Das kann daran liegen, dass der Eigentümer bereits einem anderen Makler Kundenschutz erteilt hat oder ihm die benannten Mietinteressenten schon bekannt sind. Jeder ergebnisorientiert denkende Makler wird jetzt seine Aktivitäten bezüglich des fraglichen Objekts einstellen.
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